Effizientes Geschäftsreisemanagement mit RKA.IO

Beratung & Softwarelösungen der BTMS GmbH

Warum Geschäftsreisen trotz virtueller Meetings unverzichtbar bleiben

In einer Welt, in der Videokonferenzen und virtuelle Meetings zum Alltag gehören, stellt sich die Frage: Sind Geschäftsreisen überhaupt noch notwendig? Die klare Antwort lautet: Ja – denn trotz technologischer Fortschritte gibt es essenzielle geschäftliche Situationen, die persönliche Präsenz erfordern.

Vertrauensaufbau durch persönliche Interaktion: Geschäftsbeziehungen basieren auf Vertrauen. Persönliche Treffen ermöglichen es, zwischenmenschliche Dynamiken besser zu erfassen und eine tiefere Verbindung zu Geschäftspartnern aufzubauen. Körpersprache, spontane Gespräche und gemeinsames Erleben schaffen eine Ebene des Verständnisses, die in virtuellen Meetings oft verloren geht.
Effektivere Vertragsverhandlungen: Kritische Entscheidungen, strategische Partnerschaften und größere Vertragsabschlüsse lassen sich in persönlicher Atmosphäre effizienter und sicherer gestalten. Die Erfahrung zeigt, dass Verhandlungen vor Ort oft schneller zu klaren Ergebnissen führen.
Netzwerken und langfristige Kundenbindung: Messen, Konferenzen und Geschäftstreffen sind nach wie vor wichtige Plattformen, um Kunden und Partner persönlich kennenzulernen und bestehende Geschäftsbeziehungen zu stärken. Der persönliche Austausch fördert die Zusammenarbeit und schafft neue Geschäftsmöglichkeiten.
Technische Projekte und internationale Zusammenarbeit: Bei komplexen IT-Implementierungen, Produktpräsentationen oder interkulturellen Projekten sind vor-Ort-Termine oft unverzichtbar. Teams, die sich regelmäßig persönlich treffen, arbeiten effizienter und lösen Herausforderungen schneller.

Während Geschäftsreisen zweifellos einen Mehrwert bieten, bleiben sie auch ein bedeutender Kostenfaktor. Genau hier setzt die BTMS GmbH mit ihrer spezialisierten Abteilung RKA.IO an, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Geschäftsreisen effizient, transparent und kosteneffektiv zu gestalten.

Beratung & Prozessoptimierung – Geschäftsreisen effizient und kostensparend steuern

Viele Unternehmen unterschätzen das Einsparpotenzial im Geschäftsreisemanagement. Neben den direkten Kosten für Flüge, Hotels oder Mietwagen entstehen hohe indirekte Kosten durch administrative Prozesse – von der Reiseplanung über die Abrechnung bis zur Freigabe.

Unsere Beratung umfasst:

✔ Analyse Ihrer bestehenden Reiserichtlinien – Wo gibt es Optimierungspotenzial? Welche Richtlinien sind überholt?

✔ Erstellung einer standardisierten und fairen Reiserichtlinie – Transparente Vorgaben für Mitarbeiter und Führungskräfte.

✔ Digitalisierung manueller Prozesse – Reduzierung von Fehlerquellen und Senkung des administrativen Aufwands.

✔ Effiziente Freigabe- und Prüfprozesse – Weniger Rückfragen, schnellere Bearbeitung.

✔ Datenbasierte Entscheidungsfindung – Optimierung der Reisekosten durch detaillierte Reportings und Analysen.

Ein besonderer Schwerpunkt unserer Beratung liegt auf der Reisekostenabrechnung. Hier identifizieren wir unnötige Mehraufwände, optimieren Workflows und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen Zeit und Geld spart.

💡 Gut zu wissen:
Unsere Analyse- und Optimierungsleistungen bieten wir auch für Fremdprodukte an.

RKA.IO – Die führende Software für Ihr Geschäftsreisemanagement

Digitale Lösungen sind der Schlüssel, um Geschäftsreisen schneller, transparenter und kosteneffizienter zu verwalten. Mit den Softwarelösungen RKAI/O und RKA2 bietet die BTMS GmbH Unternehmen eine bewährte, leistungsstarke Plattform zur vollständigen Automatisierung des Geschäftsreiseprozesses.

Ihre Vorteile mit RKAI/O & RKA2:

✔ Komplette Digitalisierung der Reisekostenabrechnung – Von der Erfassung bis zur Buchhaltung.

✔ Automatische Prüfungen und Validierungen – Fehler werden direkt erkannt und korrigiert.

✔ Nahtlose Integration in bestehende HR- und Finanzsoftware (DATEV, SAP & Co.) – Keine Medienbrüche, keine manuelle Nacharbeit.

✔ Mobile Belegerfassung – Mitarbeiter können Belege direkt per Smartphone einreichen.

✔ Kostentransparenz in Echtzeit – Detaillierte Analysen und Reports für eine bessere Steuerung.

✔ Flexibilität durch Cloud-Technologie – Skalierbar, sicher und sofort einsatzbereit.

Mit unserer einzigartigen RKA-DSL (Domain Specific Language) lassen sich spezifische Anpassungen an individuelle Unternehmensrichtlinien nahtlos umsetzen.

💡 Wichtig für KMUs:
Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen benötigen keine komplizierten Anpassungen – unsere Standardlösung deckt bereits alle gängigen Anforderungen ab.

Sofort starten – Effizientes Geschäftsreisemanagement in der Cloud

Mit der RKA ^I/O Cloud-Lösung können Sie sofort loslegen. Unternehmen, die eine individuelle Anpassung benötigen, sollten eine zweiwöchige Testphase einplanen, um die Software optimal auf ihre Anforderungen abzustimmen. Warum BTMS & RKA.IO? ✅ 30 Jahre Erfahrung in Geschäftsreisen & Abrechnungssystemen ✅ Expertenberatung mit Best Practices aus der Branche ✅ Moderne Software für eine digitale, papierlose Geschäftsreiseverwaltung ✅ Kosteneinsparungen durch optimierte Prozesse & Automatisierung Unser Team spricht Deutsch und Englisch, versteht die rechtlichen Rahmenbedingungen und kennt die typischen Herausforderungen von Unternehmen im DACH-Raum. 🎯 Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Geschäftsreisen effizienter gestalten – mit einer Beratung, die sich rechnet, und einer Software, die den Unterschied macht. 🚀 Jetzt starten mit RKA.IO – Ihr Geschäftsreisemanagement, neu gedacht.